Auswahlverfahren, Telefoninterview

Der heiße Draht zum Bewerber: Warum Telefoninterviews in Unternehmen immer beliebter werden?

Geschrieben von Cornelia Bohlen am in Blog, Interview

Es gibt viele Arten, wie Unternehmen ihren Bewerbungsprozess und ihre Gespräche gestalten. Die Staufenbiel Studie 2016 zeigt einmal mehr, dass mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen das Telefoninterview als zweithäufigstes Auswahlverfahren einsetzt. Es folgt direkt auf das klassische Bewerberinterview.

Ihre Bewerbung war ein Erfolg und Sie haben eine Einladung zum Telefoninterview erhalten? Prima. Bereits letzte Woche habe ich Ihnen Tipps gegeben, wie Sie sich optimal auf das Telefoninterview vorbereiten.

Erfahren Sie heute, wie und wann Petra Johannkemper, Sr. Personalreferentin der Firma Schüco International, dieses Auswahlverfahren einsetzt.

Warum und wann machen Sie Telefoninterviews, Frau Johannkemper?

PJ: Im Schnitt bekomme ich auf sechs ausgeschriebene Traineestellen 500 Bewerbungen. Von diesen 500 gehen ca. 18 Bewerber in unseren Auswahltag. Um diese Anzahl zu bewältigen, muss ich Filter setzen. Es ist für uns eine Frage des Respekts und der Wertschätzung gegenüber den Bewerbern, schnell Rückmeldung zu geben – und uns damit auch auf dem Markt gegen die Mitbewerber um Fachkräfte durchzusetzen.

Einer dieser Filter im Auswahlverfahren ist das Telefoninterview?

PJ: Genau. Am Telefon lassen sich gezielt Fragen zum Bewerber und seinem bisherigen Werdegang und seiner Motivation, sich bei uns zu bewerben, stellen.

Wie läuft solch ein Interview im Detail ab?

PJ: Zuallererst: Ich halte nichts von unangekündigten Telefoninterviews. Das erzeugt meiner Ansicht nach unnötig Stress. Zusammen mit dem Termin für das Telefoninterview erhält ein Bewerber bei uns die Informationen, die er benötigt um sich auf das Gespräch vorzubereiten. Also, wie lange es dauern wird, im Schnitt 40 Minuten und was abgefragt wird. Meist Fragen zur Biographie, wie, warum wurde dieses Studienfach gewählt, oder warum hat der Bewerber sich ausgerechnet bei uns beworben. Die ersten Minuten sind meist Smalltalk und ein Warm-up um den Bewerber zu entspannen. Dann erzähle ich ein wenig über die Position im Traineeprogramm, um dann die Fragen an den Bewerber zu stellen. Nach ungefähr 30 Minuten kann der Bewerber seine Fragen zur Traineeausbildung, zum Unternehmen, zur Position stellen.

Den Abschluss des Gesprächs bildet immer eine Zusammenfassung des Bewerbungsprozesses und der nächsten Schritte. Wir sind hier um größtmögliche Transparenz bemüht. Erklären also dann die nächsten Schritte und welchen Zeitrahmen wir dafür gesetzt haben.

Kann ein Telefoninterview wirklich so viel über einen Bewerber aussagen? Schließlich hört man nur die Stimme…

PJ (lacht): Wir überlegen, wie wir die Digitalisierung nutzen und alle bisherigen Telefoninterviews über beispielsweise Business Skype abwickeln, aber das ist momentan noch Zukunftsmusik. Dann kann man den Bewerber und seine Reaktionen nicht nur hören, sondern auch sehen – auch er uns als zukünftigen Arbeitgeber. Aber ja, um auf die Frage zurückzukommen. Ich finde Telefoninterviews sehr hilfreich im Bewerbungsprozess. Daran kann ich hören, hat sich der Bewerber gut vorbereitet, hat er Fragen zur Firma, die echtes Interesse zeigen, ist er authentisch in der Darstellung seiner Biografie und ganz simpel, hat er die Stellenausschreibung gründlich gelesen.

Findet solch ein Gespräch immer allein mit dem HR-Bereich statt oder auch schon mit den Fachabteilungen?

PJ: Das kommt auf die Stelle und den Wunsch der Fachabteilung an. Manche Bewerber haben solch ein interessantes Profil, dass die Fachabteilung direkt involviert sein möchte. Manchmal ist das zeitlich nicht möglich. Aber wir als HR-Bereich sprechen uns immer vorher mit den Fachbereichen ab und erarbeiten zur besseren Beurteilung und Vergleichbarkeit einen Bogen, in dem Fachspezifisches abgefragt werden kann. Das findet dann aber auch später noch einmal im Assessment Center oder im Einzelgespräch statt.

Ist das nicht ein großer Aufwand für 6 Einstellungen? Nicht nur zeitlich, sondern auch finanziell?

PJ: Ja, sicher, aber wir möchten damit sicherstellen, dass Bewerber zu uns finden, die gut zu uns passen und die Leistung zeigen können, die wir von ihnen verlangen und sie sich hier entwickeln können, ihr Potenzial zeigen können.

Gab es Fälle, in denen bereits während des Telefoninterviews klar war: Das passt nicht?

PJ: Ach, das gibt es immer wieder. Ein Bewerber ist mir in Erinnerung geblieben, weil die Verbindung während des Gesprächs immer wieder abbrach – da war ein gutes Gespräch einfach nicht möglich. Und bei einem anderen war deutlich, dass er von einem Café aus telefonierte, denn im Hintergrund war immer wieder ein Kellner oder andere Gäste zu hören. Da kam dann schon die Frage auf, wie ernst nimmt der Bewerber das Gespräch. Das habe ich allerdings dann auch so an die beiden Bewerber zurückgemeldet. Ich finde, diese Art der Transparenz muss ein Unternehmen sich leisten und nur so ist ein wertschätzender Umgang miteinander möglich.

Das Wort Wertschätzung ist nun schon häufiger gefallen… was bedeutet das für Sie konkret?

PJ: Wie gesagt, zum einen besteht Wertschätzung für uns aus Transparenz und Information dem Bewerber gegenüber, aber auch aus einem schnellen und sowohl sachlich als auch fachlich gut geführten Auswahlverfahren, der beiden Seiten die Möglichkeit zur Reflektion gibt. Darum wird beispielsweise eine Absage oftmals gemeinsam von Fachabteilung und mir erteilt – damit es eine Begründung von beiden Seiten gibt. Daraus kann der Bewerber dann für das nächste Mal seine Schlüsse ziehen, wenn er möchte.

Kann sich ein Bewerber denn nach einem gelungenen Interview noch aus der Masse abheben im Bewerbergespräch am Auswahltag? Oder anders gefragt, was erwartet ihn dann?

PJ: Viele Fragen zu seinem Arbeitsgebiet, seiner Qualifikation. Auch die Möglichkeit, sich umzuschauen und Fragen zum Bereich zu stellen. Meist heben die Bewerber sich ab, die authentisch bleiben, sie selbst sind, keine aalglatte Hochglanzpräsentation von sich geben. Die auch Fehler eingestehen können, oder Lernprozesse verdeutlichen, die sie bei Projekten durchlaufen haben. Die auch Widersprüche aufdecken können, ohne gleich der Querschläger zu sein, die Teamgeist zeigen, ohne dabei sich selbst in der Gruppe zu verlieren. Da gibt es viele schöne Möglichkeiten für den Einzelnen sich selbst zu präsentieren.

Und wenn er trotz allem die Stelle nicht bekommt?

PJ: Dann wünschen wir uns, dass das Auswahlverfahren trotzdem eine gute Erfahrung war. Zumindest wird uns das so rückgemeldet – dadurch, dass wir den Prozess transparent halten und ein auf den Bewerber und seine Präsentation bezogenes, individuelles Feedback geben, eröffnen wir die Möglichkeit zur Weiterentwicklung – und das wird sehr begrüßt.

Danke für das Gespräch.

 

Zur Person: Petra Johannkemper, Sr. Referentin Personalentwicklung mit Schwerpunkt Nachwuchsförderung bei der Schüco International KG in Bielefeld. Frau Johannkemper verantwortet seit eineinhalb Jahren das international ausgerichtete Traineeprogramm und entwickelt aktuell ein Praktikantenbindungsprogramm.

Zur Person: Cornelia Bohlen ist Karrierecoach und Stärkentrainerin. Sie berät Unternehmen zu allen Themen der Personalentwicklung und begleitet Fach- und Führungskräfte auf ihrem Weg der beruflichen Weiterentwicklung. Dabei blickt sie auf mehr als 20 Jahre Berufserfahrung als Führungskraft und Personalerin zurück. 2012 gründete sie BerufsLeben.

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Cornelia Bohlen

cornelia_bohlenMit Berufs Leben hat Cornelia Bohlen einen neuen Coachingansatz geschaffen, mit dem jeder mehr Erfolg und Zufriedenheit im Leben erreichen kann.

Durch ihre jahrelange Erfahrung im Beruf wie als Coach und Trainer hat sie Ihr breites Wissen jetzt in drei Paketen gebündelt: entdecken. entwickeln. erleben.

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